Já vos aconteceu terminarem um dia, completamente exaustos e, mesmo assim, sentirem que ficou tudo por fazer?
Conheço bem essa sensação. Durante muito tempo, acreditava que ser produtiva significava fazer mais, trabalhar mais horas e riscar o maior número possível de tarefas da lista. O problema é que, muitas vezes, estava ocupada… mas não propriamente a avançar.
Foi então que descobri o método 80/20, também conhecido como Princípio de Pareto. À primeira vista parece apenas mais uma teoria sobre produtividade, mas a verdade é que tem um impacto muito prático na forma como organizamos o nosso tempo e definimos prioridades.
Hoje quero mostrar-vos como podem aplicar este princípio no vosso dia a dia para conseguirem melhores resultados sem terem de fazer mais.
O que é o método 80/20?
O método 80/20 baseia-se no Princípio de Pareto, desenvolvido pelo economista italiano Vilfredo Pareto.
Este princípio sugere que, em muitas situações, 80% dos resultados são gerados por apenas 20% das causas.
Embora a proporção nem sempre seja exatamente 80/20, a ideia principal mantém-se: uma pequena parte das nossas ações produz a maior parte dos resultados.
Podemos encontrar este padrão em inúmeras áreas da vida:
- 20% dos clientes geram 80% das vendas.
- 20% das roupas são aquelas que usamos na maioria dos dias.
- 20% das tarefas produzem a maior parte dos resultados.
- 20% dos hábitos têm o maior impacto na nossa qualidade de vida.
O verdadeiro objetivo deste método não é fazer menos por preguiça, mas sim identificar aquilo que realmente faz a diferença.
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Por que é tão difícil aplicar este princípio?
Vivemos numa cultura que valoriza estar constantemente ocupado.
Há sempre mais uma tarefa, mais um email, mais uma notificação ou mais uma reunião. Acabamos por associar produtividade à quantidade de trabalho, quando, na realidade, o que importa é o impacto desse trabalho.
É muito fácil passar horas a responder a mensagens, organizar ficheiros ou tratar de pequenas tarefas administrativas e, no final do dia, perceber que aquilo que realmente fazia avançar os nossos objetivos ficou por fazer.
O método 80/20 obriga-nos precisamente a fazer uma pergunta incómoda:
Se só pudesse concluir duas ou três tarefas hoje, quais seriam aquelas que realmente fariam diferença?
Como aplicar o método 80/20 no dia a dia
A boa notícia é que não precisam de mudar completamente a vossa rotina.
Basta começarem a prestar atenção às tarefas que vos aproximam dos vossos objetivos.
1. Identifiquem as tarefas de maior impacto
Nem todas as tarefas têm o mesmo peso.
Antes de começarem o dia, perguntem-se:
"Qual é a tarefa que, quando estiver concluída, fará com que o resto do dia seja mais simples?"
Normalmente existe uma ou duas atividades que desbloqueiam tudo o resto.
São essas que merecem a vossa energia.
2. Aprendam a dizer não
Aplicar o método 80/20 também significa aceitar que nem tudo merece o vosso tempo.
Há compromissos, pedidos e projetos que simplesmente não contribuem para os vossos objetivos.
Dizer "não" nem sempre é fácil, mas dizer "sim" a tudo acaba por significar dizer "não" ao que realmente importa.
3. Eliminem tarefas desnecessárias
Olhem para a vossa lista de tarefas.
Existem atividades que fazem apenas porque sempre as fizeram?
Será que todas continuam a fazer sentido?
Eliminar também é uma forma de organizar.
4. Deleguem sempre que possível
Nem tudo precisa de ser feito por vocês.
Se outra pessoa consegue realizar determinada tarefa com a mesma qualidade, talvez o vosso tempo possa ser utilizado em atividades com maior impacto.
Delegar não é perder controlo.
É gerir melhor os recursos disponíveis.
5. Protejam o vosso tempo de maior concentração
Cada pessoa tem um período do dia em que consegue trabalhar melhor.
Identifiquem esse momento e reservem-no para as tarefas que pertencem aos vossos "20%".
Os emails, as redes sociais e outras distrações podem esperar um pouco.
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O método 80/20 também funciona em casa
Este princípio não serve apenas para o trabalho.
Na organização da casa pode ser igualmente útil.
Por exemplo:
- Existem divisões que acumulam a maioria da desarrumação.
- Existem objetos que utilizam praticamente todos os dias.
- Existem pequenas rotinas que evitam horas de arrumação ao fim de semana.
Quando identificamos esses padrões, torna-se muito mais fácil simplificar a gestão da casa.
Em vez de tentar fazer tudo, concentramos a nossa energia naquilo que realmente melhora o dia a dia.
E na vida pessoal?
Também aqui o método faz sentido.
Pensem nas pessoas, nos hábitos e nas atividades que vos fazem sentir verdadeiramente bem.
Muitas vezes descobrimos que uma pequena parte das nossas rotinas é responsável pela maior parte da nossa felicidade, tranquilidade ou motivação.
Talvez seja caminhar ao final da tarde.
Ler antes de dormir.
Jantar sem telemóvel.
Ou simplesmente reservar uma hora por semana para fazer algo de que gostam.
Nem sempre precisamos de acrescentar mais coisas à agenda.
Por vezes basta dar prioridade às certas.
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Não procurem a perfeição
Uma das maiores lições do método 80/20 é perceber que fazer tudo de forma perfeita nem sempre traz melhores resultados.
Muitas vezes gastamos demasiado tempo a aperfeiçoar detalhes que têm pouco impacto no resultado final.
Em vez disso, faz mais sentido investir esse tempo nas tarefas que realmente fazem avançar os nossos objetivos.
A perfeição pode esperar.
O progresso não.
Vejam também o vídeo completo
Se preferem uma explicação mais prática, preparei um vídeo onde vos mostro como utilizo o método 80/20 e partilho exemplos simples que podem começar a aplicar hoje mesmo.
Podem vê-lo no meu canal de YouTube e descobrir como esta abordagem pode tornar os vossos dias mais simples, organizados e produtivos.
Conclusão
O método 80/20 não é uma fórmula mágica.
Não elimina as tarefas menos agradáveis nem faz desaparecer as obrigações do dia a dia.
Mas ajuda-nos a olhar para o tempo de outra forma.
Em vez de perguntarmos "Como posso fazer mais?", começamos a perguntar "O que realmente importa?".
E essa pequena mudança de perspetiva pode fazer uma enorme diferença na forma como trabalhamos, organizamos a casa e vivemos os nossos dias.
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E agora contem-me nos comentários: já conheciam o método 80/20? Em que área da vossa vida acham que esta regra pode fazer mais diferença?
É tudo uma questão de prioridades.
ResponderEliminarObrigado pelo vídeo.
Feliz sexta-feira e abraços!
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